Alle nach dem Sozialgesetzbuch zugelassenen ambulanten und stationären Pflegedienste sind grundsätzlich verpflichtet, ihr Rechnungswesen nach der Pflege-Buchführungsverordnung einzurichten. Befreit sind lediglich kleine ambulante Pflegedienste mit weniger als sieben vollzeitbeschäftigten Pflegekräften und jährlichen Pflegeumsätze von unter 250.000 EUR.

Die PBV definiert spezielle und verbindliche Regeln für das Rechnungswesen in sozialen Einrichtungen. Die Pflege-Buchführungsverordnung enthält mit dem SKR 45 einen eigenen Muster-Kontenrahmen, der zwar individuell angepasst werden kann, in der grundlegenden Struktur aber nicht verändert werden sollte. Besonders geregelt werden die Bewertung des Anlagevermögens und der Ausweis von Wirtschaftsgütern, die mit öffentlichen Mitteln angeschafft wurden. So sind Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die mit öffentlichen Fördermitteln oder sonstigen Zuwendungen Dritter angeschafft worden sind, mit ihrem Bruttowert zu aktivieren. Auf der Passivseite der Bilanz sind die bereits zweckentsprechend verwendeten Fördermittel oder Zuwendungen als Sonderposten gesondert auszuweisen.

Alle Kosten müssen verursachungsgerecht und detailliert in der Buchhaltung erfasst werden. Insbesondere ist es wichtig, dass exakt zwischen Sach- und Investitionskosten differenziert werden kann. Damit ist es möglich, die pflegebedingten Kosten, Kosten für den Investitionsbereich sowie für Zusatzleistungen gesondert zu kalkulieren und auszuweisen.

Eine Buchhaltung nach der Pflegebuchführungsverordnung ist auch für kleinere Pflegedienste sinnvoll, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Die detaillierte Buchhaltung schafft Erleichterungen bei Pflegesatzverhandlungen mit den Pflegekassen, denn dabei wird beispielsweise bei der Lohnabrechnung der Pflegekräfte auf die Konten abgestellt, die die Pflegebuchführungsverordnung vorschreibt.